Frågor & svar (FAQ) - G Suite

Vad är skillnaden mellan G Suite och ett privat Google-konto?

Det finns flera viktiga skillnader mellan G Suite och privata Google-konton. De mest avgörande skillnaderna är listade här nedan.

  • Avtalsvillkoren för G Suite är hårt reglerat och baserat på nationell och internationell lagstiftning medan privata Google-konton bestäms helt av Google.
  • Avtalen för G Suite reglerar i detalj hur användaruppgifter och data ska hanteras av Googles underleverantörer och vid avtalets upphörande. Gällande privata Google-konton måste du själv radera data om du vill avsluta tjänsten och inget garanterar att data verkligen raderas.
  • I G Suite ägs all data av kunden (Ljusdals kommun) och får inte genomsökas eller användas till någonting av Google. Privata Google-konton genomsöks efter mönster och nyckelord som kan användas för riktad reklam. Skolornas konton har ingen reklam.
  • I G Suite har skolhuvudmannen (kommunen) fullständigt gdpr-ansvar.

Varför har Ljusdals kommun valt G Suite?

Vi har ingått avtal med Google för att kunna använda tjänsten G Suite (tidigare Google Apps for Education - GAFE) som ett verktyg i det pedagogiska arbetet. Syftet med användningen av G Suite är bl.a.

  • stödja en formativ undervisning
  • att förbättra och förenkla samarbetet mellan elever och pedagoger
  • uppfylla kraven från styrdokumenten när det gäller skolans digitalisering

Mail i mobilen

Om du vill ha din Gmail i din Android-mobil så lägger du till ditt konto i Gmailappen med samma kontouppgifter som du loggar in med på nätet. På en iPhone gör du enligt instruktionen, eller tar ner Gmailappen från App store och lägger till kontot, med samma kontouppgifter som när du loggar in på nätet.

Hur ska man använda G Suite?

Information till personal, elever och vårdnadshavare om användning av G Suite i Ljusdals kommun.

G Suite används som verktyg inom pedagogisk verksamhet
Detta dokument beskriver hur du som anställd eller elev i Ljusdals kommun förväntas använda G Suite i verksamheten. Dokumentet är en del i arbetet med att säkra att Ljusdals kommun agerar på ett rättssäkert sätt i användandet av digitala verktyg, till detta arbete hör också dokumenten “Risk och sårbarhetsanalys för G Suite på BU i Ljusdals kommun. För frågor rörande IT-säkerhet eller vid önskemål om kompetensutvecklingsbehov för att kunna möta denna policy, kontakta Thomas Evensson.

Risk- och sårbarhetsanalys
För varje IT-verktyg som används i Ljusdals kommun, ska en risk- och sårbarhetsanalys (RSA) utfärdas. En RSA ska beskriva hur verksamheten, eller personer som är involverade i verksamheten, berörs utifall att information skulle gå förlorad, bli otillgänglig eller att obehörig skulle komma åt informationen.
För G Suite i Ljusdal färdigställdes en sådan RSA 2015-05-18.

Lösenord och handhavande
Systemet är endast så säkert som användarnas hantering av lösenord och inloggning. Det betyder att om du är inloggad på din dator och lämnar den öppen och olåst så kan obehöriga penetrera systemet och potentiellt orsaka problem för organisationen. Att detta skulle hända ses enligt den RSA som genomförts, som den enskilt största säkerhetsrisken i användandet av G Suite. Därför ska du alltid låsa din dator då den lämnas i en miljö där obehöriga personer kan ha tillträde (Ctrl+Alt+Del -> “Lås datorn”). Datorn låses enkelt upp igen, genom att du anger ditt lösenord. Denna metod fungerar vid användande av PC. I en Chromebook ska du logga ut eller stänga av den, alternativ låsa den med söktangenten+L.

Sekretess
Behandla G Suite som om det vore ett offentligt rum, ett öppet klassrum. Integritetskänslig, sekretessbelagd eller på annat vis känslig information ska inte laddas upp eller skapas i G Suite.

Som känsliga uppgifter räknas, enligt 13 § PuL, personuppgifter som avslöjar:

  • Ras eller etniskt ursprung
  • Politiska åsikter
  • Religiös eller filosofisk övertygelse
  • Medlemskap i fackförening
  • Uppgifter som rör hälsa eller sexualliv

Som integritetskänslig information räknas bland annat:

  • Personuppgifter som rör elevs personliga förhållanden, t.ex. uppgifter som rör elevens kunskapsmässiga eller sociala utveckling*
  • Beskrivningar om hemförhållanden
  • Beskrivningar om relationer mellan elever
  • Uppgifter som omfattas av sekretess

* Observera att detta gäller uppgifter som beskriver en helhetsbild av elevens utveckling. Att i uppgifter som rör specifika kunskapsmål ge konkret återkoppling till eleven, gällande hur långt denne har kommit i förhållande till målen, räknas inte som integritetskänsligt, utan är precis det som G Suite ska användas till.

Tolkningen av vad som räknas som känsliga respektive integritetskänsliga uppgifter, baseras på SKL:s material, samlat under rubriken “Stöd till skolverksamheter som vill använda molntjänster”.

Material som betraktas som skyddat av sekretess eller som är att betrakta som integritetskänsligt ska överhuvudtaget inte kommuniceras digitalt. Sådant material skrivs ut och arkiveras i arkivskåp enligt de riktlinjer som gäller för offentlig verksamhet.

Tillgänglighet
En styrka med G Suite är att tillgängligheten är stor. Du kan logga in på ditt konto från i princip vilken dator eller mobilenhet som helst, genom i princip vilken webbläsare som helst. När du loggar in från en extern dator är det viktigt att du 1: inte låter webbläsaren spara ditt lösenord och 2: loggar ut när du är klar.

Spårbarhet
Alla ändringar i G Suite spåras automatiskt och det är i efterhand enkelt att se vem som gjort ändringar och när. Detta är en styrka då man skall bedöma elevlösningar eller då man i efterhand diskuterar lärares bedömningar.

Säkerhetskopiering
Risken att information går förlorad från G Suite, på grund av brister hos leverantören (Google) bedöms som mycket små. Dock sker ingen långsiktig säkerhetskopiering av data i G Suite. Notera att:

  • Data som raderas återfinns i papperskorgen i 30 dagar före det att den tas bort permanent.
  • Dokument i G Suite betraktas som levande, d.v.s. de håller på att tas fram. När viktiga dokument är färdiga ska de exporteras som PDF och publiceras på intranätet, eller arkiveras.


Olika former av arbete

Pedagogiskt arbete
Detta använder du G Suite till:

  • Allt det lektionsmaterial som skolan tar fram och som presenteras för eleverna. Framtagande av studiehandledningar, planering av lektioner och skapande av uppgifter/utmaningar/prov etc.
  • Konkret återkoppling på elevers prestation i relation till för uppgiften aktuella kunskapskrav: formativ bedömning/bedömning för lärande.
  • Publicering av lektionsmaterial på Google Classroom eller Google Sites, för att eleverna lätt skall komma åt och kunna återkoppla till materialet.

Verksamhetsutveckling
Detta använder du G Suite till:

  • Framtagande och arbete med verksamhetsplaner, utvärderingar av insatser, kalendarium, framtagande av policydokument.
  • Kompetensutvecklingsdokument/-material, dagordningar/agendor för möten, minnesanteckningar som inte innehåller känsliga uppgifter.

Övriga riktlinjer

Upphovsrätt
På G Suite i Ljusdals kommun får inget upphovsrättsskyddat material, vilket användaren inte har tillåtelse att använda, förekomma. Som anställd eller elev har du både ett personligt ansvar, genom att inte använda skyddat material, och ett kollektivt ansvar, genom att påminna kollegor och elever om att inte använda skyddat material.

Material som infogas i dokument i Drive, via menyraden “infoga”, är alltid tillåtet att använda via så kallade Creative Commons. Upphovsrätten regleras i Lag om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Kopieringsrätt för skolor regleras dessutom i Bonus Presskopia (länken beskriver det avtal som reglerar kopiering i skolor som bedrivs i kommunal regi).

Privat/professionellt
G Suite är ett arbetsverktyg. Det lagringsutrymme som tilldelas dig när ditt konto skapas är endast ämnat att fyllas av arbetsmaterial. Påminn även dina elever om att deras konton är skolverktyg, detta för att minska risken att ytan används för att spara t.ex. skyddat material.

Mobbning, kränkningar och diskriminering
Liksom alla andra verktyg, kan G Suite missbrukas och användas som ett verktyg vid kränkande behandling, diskriminering eller mobbning. Det åligger därför varje skolenhet att genom sin plan mot kränkande behandling planera för hur man bekämpar och förebygger digital mobbning, kränkning eller diskriminering.

Anmälan
Allt missbruk av G Suite anmäls till rektor för respektive skolenhet.

Jag kommer inte in på mitt konto på G Suite, vad ska jag göra?

För personal och elever: Om du redan är inloggad på ett privat gmailkonto, logga ut från det. Prova sedan igen med att skriva in adressen: www.google.com eller https://gsuite.google.com/intl/sv/products/ i webbläsarens adressfält, då kommer du till Googles inloggning. Du kan också behöva rensa webbhistoriken i webbläsaren.

Om du loggar in via Googles inloggningssida - skriv in ditt användarnamn t.ex: förnamn.efternamn@utb.ljusdal.se (elev) eller förnamn.efternamn@ljusdal.se (personal), sedan ditt ”vanliga” lösenord.

Funkar inte detta kontaktar du i första hand din IT-resurs på skolan, i andra hand helpdesk.

Vilken webbläsare rekommenderas?

Google Chrome på en Chromebook - nåt annat finns helt enkelt inte. På annan dator är Chrome att föredra, men andra webbläsare såsom t.ex. Firefox, Safari eller Internet Explorer funkar också. På en iPad finns appar för alla separata Google-program, såsom Drive etc.

Kommer alla förskolor och skolor att jobba med G Suite?

Så småningom ja. Just nu (maj 2017) har vi G Suite live för all skolpersonal samt elever från 7-9 på Stenhamre, samt hela Slotte. Efter sommaren kommer alla elever från klass 5 och uppåt ha G Suite och en egen Chromebook.

Kommer alla barn och elever få ett individuellt Google konto?

Ja, alla elever från högstadiet upp till komvux kommer initialt att få ett personligt (ej privat) G Suite-konto. När projektet växer (hösten 2017) kommer även mellanstadiet få.

G Suite-kontot är ett skolkonto vilket innebär att skolan har ansvaret och avtal och regleringar finns kring bl.a. Googles hantering av data.

Vilka uppgifter registreras i G Suite?

För- och efternamn, klass, grupp, skola och den kommunala e-postadressen (förnamn.efternamn@utb.ljusdal.se).

Hur kommer man åt verktygen i G Suite?

G Suite når du via enheter som dator, surfplatta eller smartphone. Det enda du behöver är en uppkoppling till Internet. Det är dessutom en sanning med modifikation, eftersom du kan ha din Chromebook el. dyl. i offlineläge, om du befinner dig på en plats utan Internetuppkoppling, för att jobba med dina uppgifter.

På en iPad kan du behöva appar för att nå vissa funktioner, som t.ex. Drive.

Kommer det att finnas annonser i G Suite?

Nej. I det avtal som kommuner har med Google finns ingen annonsering. Google samlar inte in eller använder elevdata för annonsering, eller för att skapa annonsprofiler.

Var lagras informationen jag lägger in i G Suite?

Google är en så kallad ”molntjänst” vilket innebär att all information lagras på Googles egna servrar och du kan komma åt den var du än är, från enheter där det finns uppkoppling till Internet.

Vem äger informationen i G Suite?

Ljusdals kommun äger och bestämmer själv över informationen i G Suite.

Vad får jag lagra i Google Drive?

Att lagra bilder, filmer, ljudfiler och dokument i Google Drive i G Suite kan göras utan samtycke från elever, vårdnadshavare eller personal så länge det som lagras innefattar skolarbete eller verksamhetsdokumentation. Det som lagras får inte vara integritetskänsligt, kränkande eller sekretessbelagt. Upphovsrättsskyddat material får inte lagras i Google Drive.

Vem har tillgång till det man lagrar på Google Drive?

Material som lagras i Google Drive kan bara ses av den som sparat det – om ägaren inte själv väljer att dela med sig av det till t.ex. elever och kollegor.

Vad får jag publicera offentligt?

I G Suite finns det möjligheter att dela med sig av material offentligt t.ex. med hjälp av Google Sites (webbsidor). Om skolan eller förskolan ska publicera bilder, filmer och ljudfiler där man kan identifiera personen så bör skolan begära samtycke från vårdnadshavarna eller myndig elev.

Om eleverna publicerar bilder eller filmer tillsammans med andra elever eller pedagoger måste eleven ha ett godkännande från dessa personer innan publiceringen eller delningen görs.

Måste skolan ha medgivande av vårdnadshavare för att skapa elevkonton i G Suite?

Nej, enligt §10 i PuL får icke-känsliga personuppgifter som namn, klass, grupp och skola behandlas av skolverksamheten för fullgörande av sina arbetsuppgifter utan individens eller vårdnadshavarens samtycke, bland annat för genomförande av pedagogiskt arbete, kommunikation och lagring av pedagogiskt material.

Vilken e-post ska vi i personalen använda?

All pedagogisk personal använder sin egna @ljusdal.se-adress. För att logga in används ditt vanliga login, t.ex. anna.svensson@ljusdal.se Tanka ner lathunden.

Låneavtal

Som ett led i digitaliseringen av skolan i enlighet med skollagen, LGR11, Nationell digitaliseringsstrategi för skolväsendet samt Ljusdal kommuns digitaliseringsstrategi lånar Ljusdal kommun ut ett digitalt redskap av typen Chromebook till alla elever i årskurs 4-9.

Under sin tid i den kommunala grundskolan årskurs 4-9 får eleven disponera en Chromebook.

Chromebook ägs av Ljusdal kommun. Eleven/vårdnadshavaren får inte låna ut, hyra ut, sälja, pantsätta eller på annat sätt överlåta eller förfoga över Chromebook så att äganderätten för Ljusdal kommun riskeras.

Eleven får låna och förvalta ett konto i domänen utb.ljusdal.se som är kopplat till den digitala miljön Google Suite for Education (GSE). Detta konto skall endast användas till skolarbete. Ljusdal kommun har rätt att vid behov logga in på, söka igenom eller stänga av kontot.

När eleven avslutar sin skolgång inom den kommunala skolan i Ljusdal kommun ska Chromebook återlämnas till Ljusdal kommun utan dröjsmål. Eleven blir då även av med sin tillgång till GSE-kontot.

Undervisningen i grundskolan i Ljusdal kommun bedrivs till stor del med Chromebook och GSE.

Ljusdal kommun har rätt att vid behov få omedelbar tillgång till Chromebook för uppgradering av programvaror, service, kontroll och underhåll.

Eleven förväntas:

  • Hantera Chromebook på ett säkert och ansvarsfullt sätt
  • Använda Chromebook i första hand till skolarbete
  • Ej använda Chromebook på ett sätt som strider mot gällande lagstiftning t.ex. nedladdning av upphovsrättsskyddat material, kränkning av annan person mm.

Vid stöld eller förlust av Chromebook eller om fel uppstår ska eleven omedelbart anmäla detta till mentor. Vårdnadshavare ansvarar för att göra polisanmälan om stöld eller förlust sker.

Medvetet ovarsam hantering vilket resulterar i påtaglig skada av Chromebook hanteras enligt Ljusdals kommuns policy gällande skadegörelse.

Ljusdals kommuns policy