Guide: Registrera och skicka e-faktura i Qvalia

Följ instruktionerna steg för steg för att starta ett kostnadsfritt konto i Qvalia. Sedan är det bara att börja skicka e-fakturor gratis till Ljusdals kommun.

1. Gå till följande adress:

Skicka e-faktura till Ljusdals kommun | Qvalia SE

och tryck sedan på ”Logga in”

2. Ange den e-postadress som uppgavs vid registrering av företag och tryck sen på ”nästa”

Exempel:

3. Ange lösenordet och tryck sedan på ”logga in”

Nu loggas du in på Qvalias plattform för kostnadsfri e-fakturering.

4. Välj ”Fakturor” i menyn

5. Välj ”skapa faktura”

Om det är första gången du ska skapa en faktura kommer sidan att se ut som bilden här under. Tryck på”+ Skapa faktura”.

6. Skriv ”Ljusdals kommun” under ”Sök kund” och tryck sedan på resultatet.

Nu ska du välja den kund som du vill fakturera. Du kan endast få fram en kund som du har redan registrerat. Under ”Sök kund” skriver man ”Ljusdals kommun”. Därefter trycker man på resultatet som visas. Man kan trycka på ”hela” raden”.

Om du inte får något resultat kan det bero på flera saker

  • Har du registrerat Ljusdals kommun som en kund?
  • Har du skrivit rätt namn på Ljusdals kommun vid registrering av kund?
  • Har du skrivit rätt under ”Sök kund”?

7. Fyll i ”Kundreferens” och ”Vår kontaktperson”.

Säkerställ att ”E-faktura via PEPPOL” under ”Välj fakturaformat” är valt. Detta ska ej ändras.

”PEPPOL-ID” ska fyllas i per automatik. Stäm av att 0007:2120002320 Är det ej ifyllt kan du skriva in 0007:2120002320. Detta ska ej ändras.

Under ”Kundreferens” ”skriver du in den nummerserie (referenskod) som du fått från beställaren. Referenskoden består av 6 siffror.

OBS!
För att Ljusdals kommun ska säkerställa att betalningen hanteras korrekt och att den ej blir försenad är det av vikt att det är korrekt ifyllt. Om du inte har fått något sådant av beställaren bör du kontakta beställeren. Utan korrekt referenskod returneras fakturan.

Under ”Vår kontaktperson” fyller du namnet, telefonnummer och/eller e-post till kontaktpersonen på er sida som kan svara på frågor kring beställningen.

Tryck på ”Fortsätt” när du är klar. Är allt korrekt syns följande meddelande:

8. Nu fyller du i fakturainformationen

”Fakturanummer” fylls i av er. Detta får du av ditt ekonomisystem.

”Betalningsvillkor” är alltid 30 dagar. Andra betalningsvillkor accepteras ej.

”Betalningsreferens” är t.ex. OCR eller den referens du kan använda dig av för att matcha inbetalning på er bank till fakturan i ert ekonomisystem.

Under ”Bankkonto” fyller man ert sätt att mottaga betalningar på. Detta kan vara Bankgiro, Bankkonto, IBAN etc. ”Valuta” ska alltid vara SEK.

Tryck på ”fortsätt” när du är klar, och då öppnas ett nytt fält under.

9. Nu registrerar man det som har sålts från er till Ljusdals kommun.

Under ”Produktnamn” fyller du i namnet på produkt eller tjänst som ska faktureras.

Under ”Produktnummer” fyller du i ett artikelnummer om sådant finns. Behöver ej fyllas i.

Under ”Antal” fyller du i antal produkter eller tjänst som har sålts.

Under ”Enheter” – Beroende på såld vara eller tjänst man enhet här.

  • Har man sålt en konsulttjänst per timme kan man välja ”Timme (hour)”
  • Har man sålt en vara kan man välja ”styck (piece)”
  • Har man sålt fyllnadsmassa eller liknande kan man välja ”kilogram”

Under ”Styckpris (…)” skriver du in in styckpriset för artikeln (exklusive moms).

Under ”Moms %” fyller du i den momssats, i procent, som gäller för artikeln.

Om det finns behov av att fylla i information i fritext kan du välja ”Lägg till ytterligare fält” och sedan ”artikelbeskrivning”. I rutan som skapas kan du skriva fritext kring artikeln.

När allt är klart trycker du på ”+ lägg till”.

När du har tryck på ”+ lägg till” öppnas ett nytt fält med summering, kontrollera att allt är korrekt.

Ska fler artiklar läggas till trycker du på ”+ lägg till ny artikel” och gör om förgående steg.

Om du vill bifoga en bilaga, t.ex. underlag för tidredovisning, materiallista eller dylikt trycker du på ”+ lägg till bilaga” och bifogar underlaget.

Ser allt OK ut och fakturan är redo för fakturering trycker du på ”Spara och granska >”

Du får en bekräftelse att fakturan är sparad. Notera att fakturan inte är skickad till Ljusdals kommun.

10. Stäm av fakturan och skicka den därefter till Ljusdals kommun

Nu ser du en överblick på hur fakturan ser ut och vad som kommer skickas till Ljusdals kommun. Stäm av det och om allt ser OK ut trycker du på ”skicka faktura”.

När fakturan är skickad får du en bekräftelse:

Nu är fakturan skickad till Ljusdals kommun och du tas till en ny sida där du ser en sammanställning över dina utställda fakturor.